Jak wybrać program do zapisów dla szkółki sportowej: 12 kryteriów
Programów do zapisów dla szkółek jest w Polsce kilkanaście i na stronach wszystkie wyglądają podobnie. Różnice wychodzą dopiero przy pierwszym naborze. Oto 12 pytań, które warto zadać każdemu dostawcy, zanim podpiszesz umowę.
Zanim zaczniesz porównywać: opisz swoją szkołę
Najczęstszy błąd przy wyborze programu to porównywanie list funkcji. Każdy dostawca ma „zapisy online”, „płatności” i „panel rodzica”, ale każdy rozumie je inaczej. Zanim otworzysz pierwszy cennik, odpowiedz na kilka pytań o własną szkołę.
- →Jak sprzedajesz zajęcia: semestr, miesiąc, karnet na wejścia, pojedyncze zajęcia?
- →Jak rozliczasz semestr: z góry, zaliczka i raty, dołączenie w trakcie liczone proporcjonalnie?
- →Ile masz lokalizacji, sal, basenów, torów lub kortów i czy grupy dzielą je między siebie?
- →Czy prowadzisz obozy, półkolonie albo lekcje indywidualne?
- →Jak dziś odrabiacie zajęcia i kto to pilnuje?
- →Ilu macie uczestników teraz i ilu chcesz mieć za dwa lata?
Z tą kartką rozmowa z dostawcą wygląda inaczej: nie pytasz „czy macie płatności”, tylko „jak u was rozliczę dziecko, które dołącza w listopadzie do semestru z trzema ratami”.
12 kryteriów wyboru programu do zapisów
1. Model rozliczenia
- O co zapytać
- Czy płacę za liczbę uczestników, grup, lokalizacji czy za moduły?
- Na co uważać
- Plany, w których kluczowa funkcja jest dopiero w najdroższym pakiecie.
2. Cena przy wzroście
- O co zapytać
- Ile zapłacę przy 2× większej liczbie uczestników?
- Na co uważać
- Skoki ceny między progami i dopłaty za każdą lokalizację.
3. Zapis z telefonu
- O co zapytać
- Ile kroków ma zapis? Czy rodzic musi zakładać konto?
- Na co uważać
- Obowiązkowa rejestracja i hasło przed zapisem — część rodziców odpada.
4. Grafik
- O co zapytać
- Czy odwzorujecie mój grafik: tory, sale, korty, godziny od obiektu?
- Na co uważać
- Grafik „po dniach” bez miejsca i pojemności.
5. Płatności i raty
- O co zapytać
- Zaliczka, raty, pro-rata, gotówka i przelew, płatności online?
- Na co uważać
- Płatności online tylko przez pośrednika, który trzyma pieniądze szkoły.
6. Odrabianie zajęć
- O co zapytać
- Czy rodzic sam zgłasza nieobecność i wybiera termin odrobienia?
- Na co uważać
- Odrabianie „przez recepcję” — czyli tak jak dziś, tylko w innym programie.
7. Panel rodzica
- O co zapytać
- Co rodzic widzi i może zrobić sam? Czy jest aplikacja?
- Na co uważać
- Panel, który tylko wyświetla, ale nic nie pozwala zrobić.
8. Umowy i RODO
- O co zapytać
- Czy umowa i zgody są akceptowane przy zapisie? Jest umowa powierzenia?
- Na co uważać
- Brak umowy powierzenia danych — to obowiązek z RODO.
9. Obecności
- O co zapytać
- Czy prowadzący sprawdza obecność na telefonie?
- Na co uważać
- Obecności tylko na komputerze w biurze.
10. Obozy i wydarzenia
- O co zapytać
- Czy obsłużę turnusy, karty kwalifikacyjne i wpłaty?
- Na co uważać
- Osobny program albo dopłata za moduł.
11. KSeF i faktury
- O co zapytać
- Jak program pomaga przy fakturach dla rodziców?
- Na co uważać
- Obietnice „pełnej księgowości” w programie do zapisów.
12. Import i wyjście
- O co zapytać
- Kto przenosi moje dane? Jak wygląda eksport i wypowiedzenie?
- Na co uważać
- Umowa na rok z góry, płatny import, brak eksportu.
| Kryterium | O co zapytać | Na co uważać |
|---|---|---|
| 1. Model rozliczenia | Czy płacę za liczbę uczestników, grup, lokalizacji czy za moduły? | Plany, w których kluczowa funkcja jest dopiero w najdroższym pakiecie. |
| 2. Cena przy wzroście | Ile zapłacę przy 2× większej liczbie uczestników? | Skoki ceny między progami i dopłaty za każdą lokalizację. |
| 3. Zapis z telefonu | Ile kroków ma zapis? Czy rodzic musi zakładać konto? | Obowiązkowa rejestracja i hasło przed zapisem — część rodziców odpada. |
| 4. Grafik | Czy odwzorujecie mój grafik: tory, sale, korty, godziny od obiektu? | Grafik „po dniach” bez miejsca i pojemności. |
| 5. Płatności i raty | Zaliczka, raty, pro-rata, gotówka i przelew, płatności online? | Płatności online tylko przez pośrednika, który trzyma pieniądze szkoły. |
| 6. Odrabianie zajęć | Czy rodzic sam zgłasza nieobecność i wybiera termin odrobienia? | Odrabianie „przez recepcję” — czyli tak jak dziś, tylko w innym programie. |
| 7. Panel rodzica | Co rodzic widzi i może zrobić sam? Czy jest aplikacja? | Panel, który tylko wyświetla, ale nic nie pozwala zrobić. |
| 8. Umowy i RODO | Czy umowa i zgody są akceptowane przy zapisie? Jest umowa powierzenia? | Brak umowy powierzenia danych — to obowiązek z RODO. |
| 9. Obecności | Czy prowadzący sprawdza obecność na telefonie? | Obecności tylko na komputerze w biurze. |
| 10. Obozy i wydarzenia | Czy obsłużę turnusy, karty kwalifikacyjne i wpłaty? | Osobny program albo dopłata za moduł. |
| 11. KSeF i faktury | Jak program pomaga przy fakturach dla rodziców? | Obietnice „pełnej księgowości” w programie do zapisów. |
| 12. Import i wyjście | Kto przenosi moje dane? Jak wygląda eksport i wypowiedzenie? | Umowa na rok z góry, płatny import, brak eksportu. |
Gotowa platforma czy system dopasowany do szkoły?
Na rynku są dwa modele. Gotowa platforma daje wszystkim szkołom ten sam panel i ten sam proces. Działa dobrze, jeśli Twoja szkoła jest typowa i nie przeszkadza Ci marka producenta w zapisach. System dopasowany do szkoły (tak działa Atlo) ustawia się pod Twój grafik, rozliczenia i dokumenty, działa na Twojej domenie, a brakujące funkcje są dobudowywane.
Szerzej o tym wyborze piszę we wpisie o gotowej platformie i systemie szytym na miarę na blogu. Tu najważniejsze: wybierz model, który pasuje do tego, jak Twoja szkoła działa dziś i jak chcesz, żeby działała za dwa lata.
Jak sprawdzić program w praktyce
- 1.Poproś o demo na danych podobnych do Twoich, nie na prezentacji z jedną grupą.
- 2.Zapisz dziecko sam z telefonu i zmierz czas.
- 3.Zgłoś nieobecność jako rodzic i spróbuj odrobić zajęcia.
- 4.Jako szkoła: przenieś dziecko do innej grupy, odhacz wpłatę, sprawdź raport płatności.
- 5.Poproś o wzór umowy i umowy powierzenia danych, zanim cokolwiek podpiszesz.
Gdzie w tej tabeli jest Atlo
Uczciwie: Atlo rozlicza się za liczbę uczestników (od 149 zł netto do 100 uczestników, ok. 1 zł za uczestnika przy 1000), wszystkie funkcje są w cenie, a wdrożenie z przeniesieniem danych kosztuje 0 zł. Działa na domenie szkoły, ma panel rodzica z odrabianiem i płatnościami oraz panel prowadzącego na telefon. Umowa na czas nieokreślony z miesięcznym wypowiedzeniem. Dziś działa w szkołach pływania; dla innych dyscyplin zakres ustalamy na rozmowie.
Chcesz przejść te 12 punktów na swoim przykładzie? Pokażę system na danych podobnych do Twojej szkoły i powiem wprost, jeśli inne rozwiązanie pasuje lepiej.