Zmiana systemu zapisów: jak przenieść szkółkę bez chaosu
Zmiana programu do zapisów brzmi jak ryzyko: rodzice, raty, listy, wszystko w środku sezonu. Dobrze zaplanowana trwa kilka tygodni i większość rodziców zauważy ją dopiero przy kolejnym zapisie.
Kiedy zmieniać system
Najlepszy moment to przerwa między semestrami albo 3–4 tygodnie przed naborem. Wtedy nie przenosisz trwających płatności i obecności w połowie, a nowy system debiutuje przy zapisie, czyli tam, gdzie rodzic i tak wchodzi na stronę.
Co wyeksportować ze starego systemu
- →uczestników z grupą, datą urodzenia lub wiekiem i danymi rodzica,
- →stan wpłat: kto ile zapłacił i jakie raty zostały,
- →listę rezerwową, jeśli trwa nabór,
- →zgody i zaakceptowane dokumenty (jako archiwum),
- →historię obecności, jeśli jest Ci potrzebna do rozliczeń.
Zapytaj obecnego dostawcę o eksport do CSV lub Excela, zanim złożysz wypowiedzenie. Dane uczestników należą do szkoły — dostawca powinien je wydać.
Plan przejścia krok po kroku
- 1.Rozmowa i lista: grafik, ceny, raty, dni wolne, dokumenty, lokalizacje.
- 2.Konfiguracja nowego systemu i import uczestników.
- 3.Twoje sprawdzenie: zapis testowy, przeniesienie dziecka, odhaczenie wpłaty.
- 4.Szkolenie zespołu — w Atlo online albo na miejscu, w ramach wdrożenia.
- 5.Informacja dla rodziców z linkiem i datą startu zapisów.
- 6.Start i pierwszy tydzień pod obserwacją, potem wypowiedzenie starego systemu.
Jak powiedzieć rodzicom o zmianie
Krótko i z korzyścią dla rodzica. Rodzic nie musi wiedzieć, dlaczego zmieniasz program, tylko co zyskuje i co ma zrobić.
Jak wygląda przejście do Atlo
Wdrożenie Atlo kosztuje 0 zł i obejmuje konfigurację grafiku, cen i rat, import obecnych uczestników, przygotowanie wzorów dokumentów do zatwierdzenia i szkolenie. Szkoła podpisuje krótkie Zamówienie (profilem zaufanym), warunki są jawne na atlo.pl/dokumenty, a umowa ma miesięczny okres wypowiedzenia.
Planujesz zmianę systemu przed kolejnym semestrem? Ustalmy termin wdrożenia tak, żeby nabór ruszył już w Atlo.