Środki techniczne i organizacyjne Atlo

Solen Group sp. z o.o. · marka Atlo

Obowiązują od: 26 października 2026 r. — załącznik do Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 ust. 3 lit. c i art. 32 RODO).

Dotyczy danych powierzonych przez Szkołę (Administratora) oraz danych kont w panelu rodzica, dla których Atlo jest administratorem.

1. Model systemu w skrócie

Element	Gdzie działa	Czyje dane	Rola Atlo
Strona zapisów i panel Szkoły	adres Szkoły (np. `zapisy.szkola.pl` albo `szkola.atlo.pl`), serwery Vercel we Frankfurcie	zapisy, rodzice, dzieci, wpłaty, obecności, umowy	podmiot przetwarzający
Baza danych Szkoły	osobny projekt Neon we Frankfurcie, tylko dla tej Szkoły	jw.	podmiot przetwarzający
Panel rodzica	app.atlo.pl (+ aplikacje w App Store / Google Play)	konto logowania rodzica	administrator
Dane zapisów w panelu rodzica	pobierane na bieżąco z bazy Szkoły, nie kopiowane do bazy panelu	dane Szkoły	podmiot przetwarzający

Każda Szkoła ma osobną bazę danych w osobnym projekcie Neon i osobny projekt hostingu (Vercel). Kod jest wspólny, dane nigdy nie są wspólne.
Szkołę, z której bazą łączy się aplikacja, wyznacza konfiguracja projektu; brak lub błąd konfiguracji zatrzymuje uruchomienie (nie ma „domyślnej” szkoły).
Panel rodzica łączy się z każdą Szkołą osobnym kluczem (min. 32 znaki, inny dla każdej Szkoły). Przepustka wystawiana na pojedyncze zapytanie jest ważna 5 minut i tylko dla jednej Szkoły — klucz jednej Szkoły nie otwiera danych innej.
Rodzic widzi wyłącznie zapisy przypisane w danej Szkole do jego potwierdzonego adresu e-mail.
Szkoła, która włączyła pilotaż panelu rodzica, pokazuje dane tylko rodzicom z listy.

Logowanie do panelu: hasło (przechowywane jako skrót bcrypt), blokada po serii nieudanych prób, sesja wygasa po 12 godzinach, opcjonalne logowanie dwuskładnikowe (TOTP) z kodami zapasowymi.
Dziennik zdarzeń: logowania (udane, nieudane, blokady), włączenie i wyłączenie 2FA, podglądy panelu jako rodzic (kto, czyj widok, kiedy).
Prowadzący zajęcia logują się jednorazowym kodem z e-maila i widzą wyłącznie imię i pierwszą literę nazwiska dziecka, wiek i znaczniki (nowe / odrabia / zgłoszona nieobecność) — bez telefonów, e-maili, adresów i płatności, bez możliwości pobrania listy. Osoba na zastępstwie widzi tylko listy zajęć, na które ma przydzielone zastępstwo (cały dzień albo wskazane godziny), do 14 dni po zajęciach.
„Podgląd jako rodzic” otwiera personel zalogowany w panelu tej Szkoły: tylko do odczytu, tylko ta Szkoła, 15 minut, każde otwarcie w dzienniku zdarzeń.

Atlo nie przegląda danych Szkoły z własnej inicjatywy. Dostęp osoby z Atlo do danych Szkoły jest dopuszczalny wyłącznie:
a) na udokumentowane zgłoszenie Szkoły (e-mail / zgłoszenie serwisowe) i w jego zakresie,
b) w razie podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa albo awarii zagrażającej danym,
c) gdy wymaga tego prawo.
Każdy taki dostęp jest wpisywany do rejestru dostępu serwisowego (data, osoba, powód, zakres, czas trwania). Szkoła może w każdej chwili otrzymać wyciąg z rejestru dotyczący jej danych.
Przegląd ustawień szkół dostępny dla właściciela Atlo (app.atlo.pl/atlo) pokazuje wyłącznie ustawienia (funkcje, zasady, wersja) — bez danych rodziców i dzieci.
Osoby wykonujące pracę w innej działalności Atlo nie mają dostępu do danych Szkół; dostęp do danych Szkoły jest możliwy wyłącznie w trybie z pkt 1–2 (zob. § 9 ust. 2 Umowy głównej).
Dane Szkoły nie są kopiowane na komputery personelu. Wyjątek: kopia bazy przed zmianą struktury za zgodą Szkoły — przechowywana zaszyfrowana, usuwana po zakończeniu prac (wpis w rejestrze dostępu serwisowego).

Konta Atlo w Vercel, Neon, GitHub, Resend, Sentry, JustSend, Apple, Google: imienne, z logowaniem dwuskładnikowym, bez współdzielenia haseł (menedżer haseł).
Dane dostępowe do baz (connection string), klucze API i klucze podpisujące są przechowywane wyłącznie w zmiennych środowiskowych hostingu, nie w kodzie ani w repozytorium; podgląd wdrożeń (preview) chroniony logowaniem.
Repozytorium kodu jest prywatne; nie zawiera żadnych danych Szkół.

Szyfrowanie połączeń (HTTPS/TLS, nagłówek HSTS); szyfrowanie baz danych w spoczynku po stronie dostawcy (Neon).
Nagłówki bezpieczeństwa (m.in. zakaz osadzania stron w ramkach innych serwisów).
Logowanie rodzica bez hasła: kod z e-maila (zapisany tylko jako skrót, ważny 10 minut, usuwany po 24 h) albo klucz dostępu (passkey — biometria zostaje na urządzeniu, Atlo przechowuje tylko klucz publiczny). Ponowne potwierdzenie tożsamości przed zawarciem umowy i decyzją o nowym semestrze.
Linki do umów i kalendarza podpisane kryptograficznie.
Maskowanie numerów PESEL / dowodu w e-mailach i widokach dla rodzica.
Powiadomienia push mają treść ogólną (np. „Szkoła odpowiedziała na Twoją wiadomość”) — bez imion dzieci i treści wiadomości, bo przechodzą przez serwery Apple i Google. Szczegóły rodzic widzi dopiero w aplikacji po zalogowaniu.
Monitoring błędów (Sentry): przed wysłaniem usuwane są e-maile, telefony, numery, treści formularzy i ciasteczka; region UE.
Dane o zdrowiu z kart kwalifikacyjnych obozów usuwane automatycznie 60 dni po turnusie.
Brak cookies analitycznych i reklamowych w panelu rodzica.

Kopie zapasowe bazy prowadzone przez dostawcę (odtwarzanie do wybranej chwili w oknie historii planu Neon).
Zmiany struktury bazy wyłącznie „dodające” (nowe tabele i kolumny) — sprawdzane automatycznie przy każdym wdrożeniu; każda inna zmiana zatrzymuje wdrożenie. Przed zmianą zapisywany jest czas do ewentualnego odtworzenia.
Wdrożenie nie usuwa kont administratorów i nie zmienia grafiku, zapisów ani wpłat (testy automatyczne).
Nieudane wdrożenie nie zmienia działającej wersji — Szkoła dalej korzysta z poprzedniej.

Osoby z dostępem do danych podpisują zobowiązanie do zachowania poufności.
Urządzenia służbowe: szyfrowanie dysku, blokada ekranu, aktualny system.
Procedura postępowania z naruszeniami ochrony danych — powiadomienie Szkoły do 24 h.
Aktualizacje bibliotek i zabezpieczeń na bieżąco; testy automatyczne przed każdym wdrożeniem do szkół.
Przegląd tego dokumentu co najmniej raz w roku i po każdej istotnej zmianie systemu.